檔案管理系統操作流程是什么 檔案管理系統如何導入數據

一、檔案管理系統操作流程是什么

檔案管理系統在檔案管理流程方面可以概括為以下四步：

1、檔案的收集

檔案管理系統支持多種采集渠道與采集方法，可通過新建、掃描、上傳、導入等多種方式，對電子文檔及實體文檔進行創建與采集。

2、檔案的整理

（1）歸檔鑒定：預歸檔文件庫中的文件由檔案管理人員通過“自動歸檔”或“歸檔編輯”功能進行檔案歸檔。

（2）自動歸檔：可將預歸檔文件庫中的文件按照歸檔年度保管期限、類型組合的歸檔分類規則，批量轉移到設定的檔案庫下。

（3）歸檔編輯：歸檔編輯功能提供方便的歸檔操作界面，可方便地將待歸檔文件歸入相應的案卷中，并提供著錄項目的修改、卷內文件的排序等功能。

有的檔案管理系統還具備自定義功能，用戶可以根據自己需求，對各層級文檔的分類架構、目錄、屬性等進行自定義預設。文件需按什么分類歸檔、各層級有什么目錄、需錄入哪些信息等，完全可根據自己需求而定。

3、檔案的存儲

（1）檔案庫：通過歸檔編輯與自動歸檔均可將檔案放入檔案庫中。

（2）資料庫：管理員檔案鑒定后不需要歸檔的文件即可轉移到資料庫中管理。

4、檔案的利用

在一定權限內，員工可以申請借閱，并且管理員可以查看到系統的借閱列表，可進行在線的歸還、領用、催還、收回等操作。員工借閱電子檔案可按批準的時效在線查閱；借閱實體檔案可以線上申請，線下取用；借閱打印復印件可由檔案管理員設置閱讀與打印水印，限定文件使用用途。

二、檔案管理系統如何導入數據

前文已經簡單了解到可通過新建、掃描、上傳、導入等多種方式，對電子文檔及實體文檔進行創建與采集，那么具體的檔案管理系統如何導入數據呢？

檔案導入，對于紙質檔案而言，是指檔案卷宗信息的導入，通過檔案收集模塊的檔案導入即可實現。如果紙質檔案經過數字化，有具體的檔案內容文件，則同電子檔案的導入工作相同。

電子檔案的導入，首先仍然是檔案卷宗信息的導入。通過檔案收集模塊的檔案導入界面下載模板，根據模板錄入檔案的卷宗信息（包括卷內目錄），然后導入系統中，形成相應的檔案信息。其次是檔案全文的導入。通過檔案收集中的文件導入，將檔案的全文文件導入系統，并與相應的檔案卷宗對應。

在檔案導入和文件導入后，如果發現有漏上傳文件的或者缺失信息的檔案，可通過“檔案收集模塊”中的檔案新增和檔案編輯進行補充處理。